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掌握8大要点写好机关公文(精选文档)

时间:2023-08-29 13:40:04  阅读:

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掌握8大要点写好机关公文(精选文档)

材料撰写是公务部门、公职人员开展工作不可或缺的组成部分,搞好与材料撰写相关的调研、信息、宣传等工作事关公务部门工作的可持续发展。那么,如何搞好材料撰写工作呢?作为材料撰写人员,既要全面掌握部门情况,又需要有深厚的理论功底和娴熟的写作技巧,结合本人工作实际,从写作技巧方面与大家做个交流。

一是领会意图,掌握情况,精心构思。这实际上是写材料的准备工作。一个材料交给你后,不要急于动笔,要把素材准备好、把要写的问题理清楚。有句俗语,叫做“磨刀不误砍柴功”,就是这个意思,准备工作一定要做足。无论是总结材料、调研报告,还是讲话材料等,都要领会好意图,主题是什么、观点是什么、要反映什么问题、解决什么问题等,都要搞得很清楚,否则就会偏题。有的同志没有搞清要写什么东西,仓促上阵就写,结果写出来的材料根本不是那么回事。掌握情况很重要,一个是上级的有关要求、领导这方面的指示,不仅观点要与之相符,而且要运用好、贯彻好,充分体现你对政策、意图的把握。可以把领导有关讲话、批示找出来,很好理解,掌握领导对这方面的想法和要求,这样写出来的材料才对路。再一个是广泛了解情况、分析情况,比如,起草一个月份或季度工作电报,或会上的讲话,领导要了解各方面情况,大项任务及特点,发生的问题及原因教训、危害等,都要搞清楚、分析透。在此基础上进行构思,提炼观点。这个过程对写材料来讲非常重要,特别是重要材料应组织研究讨论,集思广益,互相碰撞,使观点更加准确,内容更有针对性、操作性。

二是结构严谨,层次分明,逻辑性强。这是指材料组织结构要合理。从体裁看,机关写的材料大多是议论文,格式就那么几种,变化不是太大,比如,总结、请示、报告、讲话等都比较规范,掌握起来不是很复杂(这里说的是格式上)。材料格式,刚开始学可以模仿,比如,多看一些本单位过去的材料,上级转发的材料,领导讲话,学一学写这种材料的谋篇布局。如开头怎么写,结尾怎么写,问题怎么提出,经验如何总结等。学一学人家的写作手法。经常说的“天下文章一大抄,就看抄的水平高不高”这句话有点道理,“文字游戏论”,但不能照搬照做。写作手法、技巧可以模仿,好的观点可以引用,好字好句有时也可以用一些。但有的把写材料比做“当裁缝”,把素材比做“布料”,把过去的材料整段整段简单进行剪辑拼凑,没有一点思想,根本谈不上针对性和指导性了。既使是抄,也要变成自己的话写出来。再就是,材料的层次、逻辑性很重要,特别是讲话材料,要努力做到层次分明、环环相扣、层层递进、一脉相承、相互衔接、前后呼应、排序恰当,符合人的思维逻辑。也就是说,每一段、每一层写什么、怎么写,都要很清晰。有的材料可以明显区分,是什么(提出问题)、为什么(分析问题)、怎么办(解决问题)。但经常会看到有的材料,层次很乱,上下乱窜,前后重复,感觉象看那个周星驰的小品一样,剧情发展不按套路出牌,很搞笑,我们写材料可不是拍喜剧。所以,层次结构要注意,写之前要仔细想好,不要写到哪算到哪。

三是主题鲜明,中心突出,导向明确。一次会议,一个总结,一项请示等,主题都很明确,有时在大标题中已反映出来,如年度党委全会、主题会议等,主题是对过去一年工作的总结,对新的一年工作的部署。主题报告,通常分为总结、任务部署和应把握的问题三个部分,有时也将后两部分合二为一,尽管这样的模式变化不大,但每一次报告都有每一次报告的侧重点,这年发生问题多,就需要多讲问题和教训,而把握的问题就是工作指导思想,根据形势任务、上级精神和单位实际来确定。而讲话与报告不同,主题是有选择的,通常只有一个,中心要更突出,导向要更明确。所以,讲话材料一定要选准主题,而且要很集中,中心和重点要很突出。单位按照什么样的指导思想去抓建设,这段时间抓什么、解决什么问题等等,导向性很强,一听就明白。写讲话材料,切忌什么都想写,什么也写不透,眉毛胡子一把抓,中心不明确,重点不突出,导向不清楚。同样,总结、汇报、报告等其他材料,也要体现主题、中心和导向。一次汇报材料,是以汇报工作和总结做法为主,还是以分析问题为主,还是以汇报工作打算和建议为主,要先定好位。再比如,一个工作指示,应体现当前的工作指导思想是什么,是突出任务、还是突出安全,有的时候问题连续,就需要稳一稳,“稳中求进”;再就是,应体现当前单位要抓什么,解决什么问题。不能一个指示下去,让单位看不明白,不知道怎么把握。所以说,一个材料的主题、中心和导向,是至关重要的,应认真把握好。

四是注意内容的准确性、针对性、操作性。机关写材料,不是写小说、写散文,而是要客观地把情况写出来,把领导的意图体现好,更好地指导单位。因此,讲问题、分析问题一定要准确,讲不准或没有把握的事情千万不要写,否则容易误导。针对性、操作性,是材料的生命,是决定材料指导性的关键。这就要求我们,力求少讲或不讲空话、套话,不讲那些没有错但又没有用的话。有些材料没有用,就是因为针对性和操作性差,放在这里可以用,放到那里也可以用,今年可以用,明年也可以用,对单位没有指导作用,这样的材料不如不发。提高材料的针对性、操作性、指导性,根本之点就在掌握情况、分析情况,抓住问题的症结和关键,提.出真知灼见。比如,为落实公共场所控烟,要起草一个通知,这时就需要把上级要求、区控烟形势、以及容易出现的问题搞清楚,把上级和领导的指示搞清楚,然后有针对性提出要求,一句话就是一句提醒、一项要求,实打实的,让各部门可操作、可把握,不要说一些原则性的空话、套话和一些模棱两可让下面不好把握的话。所以,写之前,一定要了解掌握材料的背景、情况、问题、要求等,紧扣这些特点和情况进行分析、提出要求。

五是把握内容的思想性、庄重性、平实性。特别是讲话材料,更要注重这些。思想性,就是要体现上级的指示精神,贯彻和运用好创新理论,充分运用辩证思维提出、分析、解决问题等。但不能简单地认为,抄几段上级领导的讲话,就是思想性,而是上级的指示要求与本单位实际相结合的一种思想认识,一种鲜明观点,而这种认识、观点越深刻,理性层次越高,思想性就越强,好的材料,往往出思想。为什么读一个好材料,是一种享受;听一个好的讲话,是一种鼓舞、一种震撼,就是因为那种思想、那种逻辑思维在打动你。有思想才有感染力。有的材料干巴巴地提出要求,有好的事例也讲不出味道,这就是缺乏生动的分析和思想性。庄重性,机关的材料具有很强的政治性、政策性和权威性、代表性,带有明显的指示性、指导性和约束性,庄重严肃的语言.文字,是这些方面的重要体现。现在流行许多网络流行用语,“咆哮体”、“凡客体”、“淘宝体”等等,这些都不应当出现在公文材料中。语言文字表达一定要规范严谨,不能乱讲,不能引起歧义,让人费解、产生误解,抓住把柄。再就是,语言文字表达观点要鲜明、态度要明朗,要有力量、有力度,既要把握分寸,又要直截了当,主张什么、提倡什么、反对什么,必须很鲜明,不能含含糊糊,在那里绕弯子、卖关子。平实性,主要是反映讲话材料要语言朴素,语意实在,质朴自然,多用平和、朴实的陈述句,句式不要太长,读来朗朗上口,听来句句实在。还要尽可能用简单的语言表达复杂的事情,材料和语言越简练越好,能少一个字就少一个字,能压缩的要压缩。《易传》里有句话“易简而天下之理得矣”,意思是一种观点、一种学说,如果不能用简约平易的方式去表达,不能用最通俗易懂的语言讲清楚,那它还是不是真理,就值得怀疑。这是周易里的思想,写文章用词也是如此。

六是把握好什么场合讲什么话、什么人讲什么话。这主要是说的讲话材料。不同的场合、不同的领导,即使讲同样一件事情,但讲话的方式、所提的要求,是不能照搬的,比如,讲话的对象是领导干部、是部门负责人、是全体公职人员,讲话的用语、讲问题的深度、所提要求等是不同的。对领导干部、部门负责人讲,讲问题往往直截了当,讲的深度可更深一些,语气可更重、更严肃一些,重在教思想、教方法、教思路:而对全体公职人员讲,重在宣传教育、讲道理。再如,是大会上讲,还是小会上讲,是常委会上讲、还是办公会上讲;是会议讲话,还是检查讲评,是动员讲话、还是总结部署等,都要有所区分,把握主题、用好观点、掌握尺度,让人听了知道是针对自己讲的。在检查讲评是经常遇到的,时间紧,掌握的情况要具体,对检查的单位特点要清楚,写出的讲评材料,要一个“像”字,既要起到面对面传帮带教的作用,又能要让单位感到亲切,千万不能空话、套话连篇,全是讲一些到哪个单位都能讲的话,这样的讲话就没有意义。再就是,主要领导讲话与副职讲话要有区别,讲话的用语、方式、深浅程度、力度等不同,有的话主要领导讲更能引起注意,更好一些。还有一点是,不同的领导,有自己独特的语言风格、个性和语言表达习惯,还有自己的思想、工作思路和方法等,这些在起草领导讲话时要注意把握好,有些话用领导自己的话讲,更通俗、更有力度。

七是把握分寸,合情合理,客观实在。有的起草通报、讲话等,讲问题时,对单位的批评过于刻薄,甚至过分指责,有的不完全符合.客观实际,致使单位不太服气。严肃指出问题,提出批评是需要的,不严肃就起不到警示作用,但一定要合情合理,客观公正,过分了会适得其反。因此,在批评的方法掌握上,要反复斟酌用词,重在分析问题的教训、危害,以理服人,以情动人,达到批评教育的目的。当然讲成绩,也必须客观实在,成绩夸大了,不符合实际情况,也会带来很大.的负作用。所以,作为机关人员来讲,要站在全局上、站在公正立场上,真正有对单位负责的精神,在这方面不能有私心杂念,带有个人感情色彩,这不利于单位建设。有的写问题,是勉强凑问题,有的问题听了让人不舒服,有的问题是突出冒出来的,让人感到吃惊,不自然,抓不住关键。所以,一个好的材料,往往分寸把握得好,让人听了受教育、受启发。

八是文字表达、论理在其一,语言修辞、句法在其二。机关写材料,如果能把事情说清楚、能表达意图、文字流畅,应该说就是一个比较好的材料。当然,语法、修辞得当,标点符号正确,语言色彩丰富,也就是说用的好字好句多,材料就更好,但机关的材料不是散文、小说、诗歌,不同于社会上的议论文,不能过分追求华丽的词汇,不能过分渲染,不能过分咬文嚼字,否则适得其反。语言越朴实越好,特别是讲话材料,有时用几句土话更有力度。机关写材料不完全是文字水平问题,机关的“笔杆子”往往是那种机关工作经验丰富,单位情况熟悉,对工作的认识把握平时有思考,分析解决问题的能力素质较高的人。这样讲,并不是说文学水平不重要,相反每个机关人员,都要努力培养自已的文学修养,“腹有诗书气自华”,如果文学修养提高了,加上机关写材料的经验,肯定能成为写材料的“高手”。实际上,有很多场合,需要有很强的语言感染力,如一项重点工作前的动员部署、重大任务前的动员讲话,单位执行任务欢迎、欢送讲话,以及慰问讲话和文电等,语言都需要有鼓动性、震憾力、感染力,就需要充分体现你的文学修养和水平。还有一个,就是文字校对问题。文字校对工作重要性大家都清楚,关键是在日常工作中的养成好的习惯,材料完成后要“念出声、过三遍、自消疑”(把材料念出声来,要反复过三遍,拿不准的字要主动去查字典核准),这是我们在材料撰写上呈时的最后一道程序。

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