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如何开好部门例会

时间:2022-07-20 16:10:03  阅读:

下面是小编为大家整理的如何开好部门例会,供大家参考。

如何开好部门例会

如何开好晨会

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为什么要开会?

状况信息沟通、解决工作问题、行动方案策划

会议的功能:提供信息、汇集信息、解决问题、宣传政策、培育训练

会议是群体沟通的方式,是一个集思广益的聚道,通过开会可以达到以下目的:

●开展有效的沟通

●传达资讯

●监督干部、协调矛盾

●达成协议和解决问题

●资源共享

●开发创意

●激励士气

●巩固领导者的地位

高效会议的流程

(一)会前准备

⏹策划会议议程

目标:明确会议要达到的目标。

期望成果:让与会者可提前了解对会议的观点;鼓励与会者提出他们的会议期望值,必要时调整会议。

关注:了解团队目前的状态形势,设法增加有效的工作方法和流程,有助于理解沟通或是清除障碍,提升倾听与相互理解水平,将关注点转化为实际的行动,确保会议技能的提高。

后续行动:在会议开始前就考虑行动方案,确保大家关注行动与产出不是问题,强调个人行动的责任,增强改善的意愿,设定行动节奏。

重复Plan→Do→Review

⏹筛选参会人员

⏹会议行政安排

⏹发送会议通知

(二)会中控制

常用软件课程设计

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⏹宣布会议规则

会议的行为准则

⏹恰当扮演角色

领导者:负责整个会议,设定会议内容与产出

●确认与会者名单;

●提供支持、信息和资源;

●营造氛围;鼓励创意;

●作出决定;

●需要认真充分的准备、参与并营销会议;

●为会议设定合理的较高期望值;

●在会议中多使用“我们”而非“我”;

●提醒团队任务的重要性。

推动者:负责控制会议的程序与进度

●坚持实施会议的议程;

●适当“管理”与会者的行为;

●确保与会者处在“安全”状态;

●记录团队的建议与决议;

●时间控制;

●必要时把大家带回正题;

●协助归纳和澄清观点;

●协助达成会议成效;

●提供反馈。

常用软件课程设计

如何开好晨会

参与者:负责积极的为会议贡献“输入”

●事先了解会议议程与目标;

●了解会议背景,搜集有用的信息;

●积极倾听;

●积极提供观点与建议;

●遵守会议议程与规则;

●恰当的与会“行为”;

●承诺并履行安排的任务。

⏹控制议程进度

严格按照议程控制进程

会议主持人规则:

●准时到场,按时开始;

●正确开场并引入日程表;

●制定规则;

●确保发言全面;

●保持讨论不离题;

●看表,提醒人们注意时间;

●通常要时不时地进行清除简要的总结

●确保决定正确地做出,并得到同意;

●应付扰乱、感情激动性事件;

●总结并确定后续行动。

会议主持人控场技巧:开场白→澄清观点→展开讨论→推动决策→总结行动

⏹推动达成决议

(二)会后跟进

⏹迅速总结评估

⏹发送会议纪要

会议纪要使用统一格式;

会议纪要的正文:

要求对会议整体情况做简明扼要的描述,会议过程只能简单描述,与会人员发言、讨论过程不必一一罗列;

常用软件课程设计

如何开好晨会

常用软件课程设计对会议作出的决定决议、布置工作要进行正确描述,明确干什么、什么时间干、谁去干、

谁配合、资源配套、注意事项等;

会议纪要语言要通俗易懂、简明扼要,用词要准确规范。

⏹立即行动跟进

持续改进会议

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