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会议筹备方案

时间:2022-07-31 16:50:06  阅读:

下面是小编为大家整理的会议筹备方案,供大家参考。

会议筹备方案

会议筹备方案

关于会议组织中的一些细节

组织好会议,精细的方案是基础,严格的执行是保障,细节

的把握是关键。

、会议前期的准备

1.会议主题。

需要了解会议召开的背景、主要内容、需解决的问题或推进哪项工作最终确定会标。

2.参会范围。

与交待会议的领导进一步沟通,确定与会的领导和参会人员,确定具体的参会人数,便于安排会场。

3.会议时间和地点。

①会议的时间需要跟领导随时沟通,关注参会的主要领导是否有其他活动。

②根据参会人数,选择合适的会场,坐得下是基本要求,但不能太大, 会场太空也会影响效果。

4.会议涉及材料。

①需说明,涉及材料包括领导的发言和相关文件。

②会议上所有需要发言领导的发言稿,特别是布置具体工作、总结性

讲话等有类似内容的必须提前沟通,避免内容撞车”。

③如果材料较多,是否装袋分发。特别是给领导发放的材料要逐份、逐页检查,看是否少件、是否缺页、是否存在印刷质量问题。

5.会议通知的起草与下发。

时间、地点、会议名称、参会人员、注意事项。记得新闻媒体!

※参会领导是否集体乘车,车辆提前安排。

需要注意的是会议通知方面,若是时间紧或在节假日,尽量用电话通知;若时间宽裕,可用明电通知,但要注意收集掌握明电的查收情况以及参会人员反馈的信息,及时向交待会议的领导(不能参会的人员需要有书面情况报告,告知不能参会的原因,向领导请假)和布置会场人员通报相关情况。

6.会场的布置。

①主席台及台下领导座次。领导坐席桌凳的摆放、牢固、桌布的平整

度等要考虑到,也要考虑到领导相互间距离要沟通、出入”两方便。

※关于领导的座次(桌签的摆放)遵循先中间后两侧、先左后右、先前排再后排的原则。

②会标的悬挂、会场的整洁。

③会场内音响、灯光、投影等一些必要仪器的调试。

※主席台的话筒(麦克风)要注意需要发言的领导前尽量都有,避免出现递话筒的尴尬局面。

④别忘了领导的休息室,会场和领导休息室的温度也应该考虑,提前打开冷气或暖气。

7.会议议程中必要环节的准备。

①若有表态发言、颁奖或递交责任书环节,做好相关物品(证书、奖牌、责任书等)的收集工作。

②提前做好礼仪小姐(引导人员)的培训,演练颁奖(或递交责任书等)仪式。

③确定颁奖时的音乐。

二、会议期间的执行

1.签到(位置引导)。

建议由新、老同志搭配做此项工作,避免新同志对来参会的领导不熟悉。位置引导工作要熟悉会场布置,便于引导。

2.材料分发。

3.会场纪律。

①按位置坐、手机关机或调成震动状态、劝阻吸烟。

②如参会范围较广、参会单位和人数较多,会场外停车、交通秩序也需要维护。

4.如有表态发言、颁奖或递交责任书环节。

①此环节需要的物品(证书、奖状等)的准备。

②将此环节参与单位安排在方便进出的位置。

③安排工作人员做好引导(哪个领导对哪个单位)。

④此环节的影像资料。

三、会议后续工作(反馈)

1.会议记录(文字、影响资料)的搜集。

2.相关资料的后续。

如因时间关系没来得及收发的目标责任书、奖品、证书等。

3.会议中交办任务的督查。

XX市_会议筹备方案

为做好_工作,经市委、市政府研究,定于_年_月_日_时(星)召开XX市_会议,特制订本方案。

一、总体安排:

(一)会议时间:年月日点分,会期天。

(二)会议地点: (三)会标:

(四)参会人员:(约人)

1.市领导

(_人)

2.各乡镇、街道、管委会_; (■人)

3.市直各单位;(_人)

4.工作人员、新闻记者、政府网站人员。(_人)

(五)会议议程:

会议由_主持,会议议程共分_项。

1.

2.

3.

二、责任分工

(一)综合协调组(组长:

1.负责与各工作组的协调联络,保证会务工作有条不紊进行。(责

任人:

2.负责起草会议筹备方案,并组织召开筹备会。(责任人:)

3.负责起草会议通知,于 _月_日_时前下发至各参会单位,并收集各参会单位参会情况的反馈。(责任人:)

4.负责提前安排车辆,通知并组织领导集体乘车前往会场。

(责任人: ___ )

(二)会场组(组长:

_成员:_)

1.负责与(会场所在地)联系,提前安排会议室和领导

息室。(责任人:

2.负责会场的布置工作。会标的制作和悬挂;会场内桌签的摆放;主席台背景的布置,领导桌椅、台布的布置,花草的摆放。

(责任人:

3.负责会场的卫生整洁,会场内必要设施的调试工作。(责任人:)

4.负责组织会议签到(—前签到完毕),材料发放,引导其

到指定位置就坐,维持会场内纪律。(责任人: _______ )

5.负责会议中必要环节的提前演练、安排。(责任人:

(三)材料组(组长:_成员:_)

1.负责起草会议主持词及有关领导的讲话,提前交领导把关。(责任人:____ )

2. _______________________________________ 负责审核把

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